Ein Datenimport kann viel manuelle Arbeit sparen, aber auch viele falsche Einträge gleichzeitig erzeugen. Der entscheidende Schritt ist deshalb die Vorbereitung der Daten und ihrer Zuordnung. Bevor ein Freelancer eine Datei einspielt, sollten Kennungen, Feldbedeutungen und das Verhalten bei bestehenden Einträgen geklärt sein. Eine erfolgreiche technische Verarbeitung beweist noch nicht, dass die Inhalte richtig zugeordnet wurden.
Prüfe die Ausgangsdatei
Sammle repräsentative Datensätze und beschreibe die Herkunft der Informationen. Welche Felder sind verbindlich, welche optional und welche noch unvollständig? Unterschiedliche Schreibweisen, Zahlenformate oder leere Werte können die Verarbeitung beeinflussen. Solche Besonderheiten gehören ins Briefing.
Eindeutige Kennungen sind besonders wichtig. Legt fest, anhand welchen Feldes ein bestehender Artikel erkannt wird. Ein Produktname allein kann sich ändern oder mehrfach vorkommen. Wenn die Kennung nicht zuverlässig ist, sollte zunächst diese Datenfrage gelöst werden, statt mit einem großen Import zu beginnen.
Vereinbare eine Feldzuordnung
Dokumentiert, welches Ausgangsfeld in welchen Bereich des Shops übernommen wird. Klärt die Behandlung von Varianten, Bildern und Kategorien. Wenn das Zielsystem einen Wert anders erwartet, braucht es eine nachvollziehbare Umwandlungsregel. Der Freelancer sollte diese Regel erklären und anhand eines Beispiels prüfen können.
Bestimmt auch, ob bestehende Angaben überschrieben oder nur fehlende Werte ergänzt werden. Ein leerer Ausgangswert darf nicht ungeprüft eine bisher vollständige Beschreibung entfernen. Kritische Felder wie Preis oder Bestand benötigen eine ausdrücklich abgestimmte Behandlung. Diese Entscheidungen beeinflussen das eigentliche Importverfahren.
Nutze einen kleinen Testlauf
Wähle einfache Produkte und bekannte Sonderfälle für einen ersten Import in einer geeigneten Umgebung. Prüfe die tatsächliche Darstellung und Zuordnung. Ein technisches Erfolgsprotokoll kann zeigen, dass Datensätze verarbeitet wurden, beantwortet aber nicht jede fachliche Frage zu den Produkten.
Korrigiert Probleme an der Regel oder Ausgangsdatei, bevor größere Mengen verarbeitet werden. Andernfalls entsteht nach jedem Import derselbe manuelle Nacharbeitsbedarf. Für die spätere redaktionelle Pflege ergänzt das Briefing zur Produktpflege den technischen Ablauf.
Plane Fehlerbehandlung und Rücknahme
Ein gutes Ergebnis enthält eine Liste verarbeiteter und ausgelassener Datensätze mit nachvollziehbaren Gründen. Ein fehlendes Pflichtfeld sollte sichtbar sein und nicht unbemerkt zu einem falschen Produkt führen. Klärt, wie betroffene Einträge nachgebessert und erneut verarbeitet werden.
- Welche Kennung verbindet Ausgangs- und Zielsystem?
- Welche Felder werden verändert oder überschrieben?
- Welche Sonderfälle sind im Testlauf enthalten?
- Wie werden ausgelassene Datensätze dokumentiert?
- Wie lässt sich eine falsche Änderung kontrolliert zurücknehmen?
Kontrolliere den fertigen Bestand
Vereinbart Mengenabgleich und fachliche Stichproben für kritische Felder. Haltet Quelldatei, verwendete Regeln und Zeitpunkt fest. Eine nachvollziehbare Projektübergabe macht spätere Wiederholungen leichter. Auf Freelancerheld kannst du Importanalyse und Durchführung als getrennte Aufgaben beschreiben, damit ein Festpreis auf einer belastbaren Datenlage beruht.