Eine WordPress-Website kann gut aussehen und trotzdem schlecht betreut sein. Die Qualität der Wartung zeigt sich weniger an einem allgemeinen Versprechen als an verlässlichen Abläufen: Was wird gesichert? Welche Änderungen werden geprüft? Wer bemerkt Probleme? Mit dieser Checkliste kannst du einen Wartungsauftrag verständlich ausschreiben.
Beginne mit einer Bestandsaufnahme
Notiere Hosting, WordPress-Version, aktives Theme, wichtige Plugins und besondere Funktionen. Dazu können ein Formular, Buchungssystem oder Shop gehören. Erkläre, welche Teile geschäftlich wichtig sind. Ein Fehler in einer kaum genutzten Unterseite hat andere Auswirkungen als ein ausgefallenes Anfrageformular.
Der betreuende Freelancer sollte wissen, ob es bereits individuelle Anpassungen gibt. Auch Zuständigkeiten für Domain, Hosting und externe Dienste gehören in die Übersicht. Wenn mehrere Personen Änderungen vornehmen, braucht ihr einen gemeinsamen Weg zur Dokumentation. Sonst lässt sich bei einem Problem schwer erkennen, was zuletzt verändert wurde.
Sichere Dateien und Datenbank
Für eine Wiederherstellung werden grundsätzlich die relevanten Dateien und die Datenbank benötigt. Die WordPress-Dokumentation zu Backups beschreibt diese beiden Bestandteile. Im Wartungsauftrag solltest du außerdem Häufigkeit, Aufbewahrung und Zugriff auf die Sicherungen festlegen.
Ein vorhandenes Backup ist noch kein geprüfter Wiederherstellungsweg. Vereinbart, wie eine Wiederherstellung getestet wird und wer im Ernstfall handeln darf. Eine Sicherung auf demselben gefährdeten System kann außerdem ungeeignet sein, wenn genau dieses System ausfällt. Der konkrete Speicherort und der Schutz der Sicherungen sind deshalb wichtige Fragen an den Anbieter.
Plane Updates mit einer Testphase
Updates können Abhängigkeiten zwischen Theme, Plugins und individuell angepasstem Code berühren. Beschreibt, welche Änderungen zunächst in einer geeigneten Testumgebung geprüft werden sollen. Für dringende Probleme braucht ihr einen eigenen Abstimmungsweg, damit eine reguläre Wartungsroutine nicht zu unnötigen Wartezeiten führt.
Nach Änderungen reichen ein erfolgreicher Login und eine kurz geöffnete Startseite nicht aus. Prüft die vereinbarten wichtigen Abläufe. Dazu zählen etwa Formularversand, Navigation, Suche und mobile Darstellung. Testdaten und Testbestellungen müssen anschließend nachvollziehbar bereinigt werden, ohne echte Daten versehentlich zu entfernen.
Lege Grenzen der Betreuung fest
Technische Pflege und inhaltliche Weiterentwicklung sind verschiedene Leistungen. Neue Seiten, zusätzliche Schnittstellen oder ein kompletter Relaunch fallen nicht automatisch unter einen Wartungsbetrag. Notiere, ob kleinere Anpassungen enthalten sind und wie ihre Größe definiert wird. Vermeide den Ausdruck „unbegrenzt“, wenn es tatsächlich feste Arbeitszeiten oder Einschränkungen gibt.
Frage ebenfalls nach dem Umgang mit Lizenzkosten. Manche Plugins und Themes benötigen gesonderte Lizenzen oder Verlängerungen. Halte fest, wer sie besitzt, bezahlt und verwaltet. So kann die Betreuung später wechseln, ohne dass wichtige Bestandteile nur über einen fremden Account erreichbar sind.
Deine Checkliste für die Ausschreibung
- Bestand und wichtige Website-Funktionen dokumentieren.
- Sicherungsrhythmus, Speicherort und Wiederherstellung klären.
- Update-Prüfung und anschließende Funktionstests festlegen.
- Zuständigkeiten für Hosting, Lizenzen und Freigaben benennen.
- Laufende Wartung und zusätzliche Entwicklung unterscheiden.
- Monatsbericht mit erledigten Arbeiten und offenen Punkten verlangen.
Ein monatlicher Bericht sollte kurz genug sein, um gelesen zu werden, und konkret genug, um die Leistung zu prüfen. Eine Liste aus Update-Datum, betroffenen Komponenten, Tests und Auffälligkeiten ist dafür hilfreich. Für größere Änderungen findest du eine ergänzende Struktur im Beitrag zum Website-Relaunch. Deinen Wartungsauftrag kannst du anschließend auf Freelancerheld veröffentlichen.